前言大家好，我是 JDC 的花花11。很高兴今天能和大家进行直播互动，本次我将为大家分享的主题是 —— 智能会议室解决方案。接下来我将从五大方面展开讲解：智能会议室行业发展趋势整体框架核心功能方案亮点成功案例在整个行业趋势里，我们还是要围绕用户痛点来谈。尤其在智能会议领域，痛点主要集中在会前、会中、会后三个环节：①会前：客户需要反复预定会议、准备大量资料，还要逐一检查会议室设备是否正常，准备工作繁琐。②会中：会议体验差，常见问题包括画面不清晰、声音断断续续、设备多且操作复杂。③会后：核心是统计与运维问题，一方面需要人工实时记录会议内容，效率低；另一方面多会议室、多设备难以统一管理。 针对会前、会中、会后三大痛点，我们不难发现智能会议室的发展路径十分清晰：从早期依靠遥控器简单解决问题，到如今通过中控平板实现设备集中控制，再到当下 AI 时代，我们更希望用 AI 为智能会议室注入新的灵魂。这也是未来会议室发展的核心趋势。结合前面的趋势，我们对未来智能会议室的发展，有三个核心理解：第一，提升全流程会议效率。围绕会前、会中、会后打造一体化会议体验，让整个系统更易用、易维护、更好用，真正实现会议全流程高效运转。第二，实现节能环保。在多会议室统一管理场景下，实现设备、用电及整体能耗的智能管控，做到绿色节能、降本增效。第三，助力企业数字化转型。从单一会议室的数据传输，升级为多会议室设备统一接入、集中管理，通过统一数据平台实现全局可视、统一管控。总而言之，我们理想中的智能会议室，就是高效便捷、节能环保、全面数字化的智慧协同空间。结合我们刚才对智能会议室的三大核心理解，接下来给大家介绍我们的整体解决方案。大家可以看下面的这张图，这就是我们智能会议室整体方案的总体框架。建议大家从下往上，逐层了解这个框架的构成。首先是最底层的硬件终端部分，我们核心采用的是专业级音视频设备，同时还会配套一系列辅助配件，包括中控设备、矩阵、麦克风、桌牌、门口屏、音箱、音柱、音频处理器等。这些不同类型的设备，能够灵活适配不同形态、不同大小的会议室场景——无论是小型、中型、大型会议室，还是报告厅、指挥中心这类特殊场景，都能通过设备的合理搭配，满足其核心使用需求。而不同会议室之间的互联互通、高效协同，离不开平台的支撑。在硬件终端之上，我们搭建了专属的管理平台，主要包含会议预定平台、设备运维平台等，以此实现会议全流程的衔接：会前可完成会议预定及各项准备工作；会中可开展本地视讯会议；会后则通过平台进行智能运维管理，为整个智能会议室系统的有序运行提供保障。以上就是我们智能会议室整体方案的全部总体框架。我们再来看下一张图。不同公司开会，本质都离部开网络，目前主要有三种会议模式：第一种是纯云会议，全部通过云端召开，比如 WeLink 这类云会议平台都属于这一类。第二种是入驻式部署，采用专业音视频设备，通过 MCU、SMC 等硬件架构实现本地会议。第三种是混合云模式，同时支持云端会议和入驻式部署，两者结合使用。我们这套整体方案，同时覆盖这三种网络拓扑。从图中可以看到，无论是指挥中心、报告厅，还是各类大小会议室，都能统一纳入这套架构。接下来，我们来看一下建成后的智能会议室实际效果。这是我们第一张效果图，展示的是指挥中心。我们可以根据不同的使用场景和预算，来配置不同的方案。在这次方案里，中间会使用 LED 大屏，大屏左右两侧布置音柱。前方设有大型长条会议桌，每个座位前都配备鹅颈麦克风。 现场每个人的发言，都可以通过麦克风清晰采集，再由音柱进行本地扩声，同时也能将声音传输到远端会场，实现本地和远程的正常沟通。这就是我们指挥中心的整体效果。接下来是多功能报告厅的解决方案。多功能报告厅通常空间较大，需要满足多场景、远距离观看的需求。和之前的方案相比，这里会增加多辅助显示屏幕，可以把 LED 大屏的信号同步分发到每一块辅助屏上，实现小屏、大屏和 LED 之间画面统一、多屏联动的效果。整体配置以满足扩声、显示、交互和视频功能为主。接下来我们看大会议室的解决方案。大会议室的方案功能最为齐全，配备了 LED 大屏、ideahub设备以及摄像头设备。每个参会者的座位前，都配有平板、桌牌和无纸化升降器。参会人员可以通过面前的麦克风拾音，通过无纸化升降器完成签到、查阅文件、传递文件、投票等操作，这就是大会议室的整体配置情况。中会议室的方案和大会议室比较类似，只是功能相对精简一些。屏幕数量会减少，桌面上配置的设备也会相应简化。最后是小会议室的方案。小会议室的需求比较简单，核心是方便快捷，一台ideahub就可以满足全部使用需求。以上就是我们根据不同场景，为大家介绍的不同形态的会议室方案。接下来，我们来看一下这些智能会议室究竟能实现哪些功能，先用一张图给大家做一个概括性的了解。首先，前期我们可以实现统一的会议室预定。预定成功后，会议室环境会自动准备就绪。环境准备好后，我们可以通过一台平板，轻松控制整个会议室的声、光、电设备。在会议进行中，借助各类音视频设备，我们可以完成发言、发言跟踪、批注、白板书写等各项操作。会议结束后，平台会自动释放会议资源，同时自动导出整个会议的纪要，全程便捷高效。下面我们把每个功能单独拆解说明。首先来看会前环节，核心是会议预约。在这套方案里，会议预约支持多产品、多终端使用，包括电脑端预约和手机端预约。手机端预约可以直观展示每间会议室的场景，用户直接选择对应的时间即可，操作简单。PC 端预约的功能更全面，可以填写会议主题、上传会议所需文件，同时选择会议时间，一站式完成所有预约操作。因此，会前的会议预约支持手机、电脑等多设备统一使用，满足不同场景下的预约需求。我们预定完会议室之后，会议室的设备会自动进行监测。在本次的方案中，配备了环境检测器，在会议开始前就会对会议室进行检测，包括二氧化碳浓度、甲醛等指标。如果检测到浓度过高，系统会自动联动中控，对新风进行调节。同时，最新方案还采用了 WiFi 7 的 AP 设备，不仅可以为用户提供稳定的网络环境，还能实现人来灯亮、人走灯灭的智能控制。只要完成指定会议室的预约，会议室的相关设备就会自动调节到最优状态，提前开启并准备好合适的会议环境。上面介绍的是会议室内部提前准备的相关功能。除此之外，每间会议室门外还配备了门口屏。完成会议室预约后，门口屏会实时显示会议主题、会议名称、会议室相关信息以及参会人员等内容。 同时，门口屏还支持门禁与签到功能。参会人员可以通过刷脸完成签到，刷脸成功后，会议室门会自动打开，实现签到与门禁一体化。 在细节设计上，门口屏还带有状态灯条。绿色代表会议室空闲，红色代表会议室正在使用，橙色代表设备故障。通过不同颜色，外部人员无需进入会议室，就能直观了解当前会议室的使用状态。这部分功能主要由会议室门外的门口屏来实现。在之前预定会议的界面右下角，我们还可以提前设置本次会议的参会人员。比如这次会议有王总、张三、丁一、李四、王五等人，在预定阶段就可以把这些人员信息录入，并直接编排好座位，比如张三坐三号位。 会议开始后，现场屏幕就会按照预定好的座位安排，把人员信息统一显示出来。这样就不用像以前一样，提前打印纸质桌牌再摆放。现在只需要在预定会议时批量导入和设置人员信息，系统就会自动同步显示，还能和平台对接，实现座位编排一键同步，使用起来非常方便。 另外，墨水屏门口屏的展示排版也支持定制化，可以添加 logo，调整显示版面。屏幕颜色也有多种选择，比如蓝色、绿色、黄色、红色、白色等，还有长条款样式，选型比较丰富，主要是帮助客户提前完成人员座位编排的工作。以上介绍的都是会前相关的功能，接下来我们看会中环节。以往开会时，往往需要用到多个遥控器，操作比较繁琐。在最新方案里，只需要一台中控平板，就能对整个会议室的声光电以及各类信号实现统一管控。从第一张图可以看到，系统预设了四种模式，分别是迎宾模式、本地模式、视频会议模式和离开模式，点击任意一种模式，就能快速切换会议室的整体状态。第二张图是中控平板的界面，整体设计简洁直观。上半部分用来控制灯光、空调、新风等设备，中间区域是显示屏，最下方是不同的信号源。使用者只需要将对应的信号源拖拽到显示屏区域，就能完成画面切换，操作十分简便，可实现一键切换。 除了选择场景模式、控制各类设备，还能在平板上查看环境检测器的实时数据。也就是说，每位进入会议室的人员，只需要通过这一台平板，就能控制会议室里的全部设备，使用起来非常方便。第二点，平板除了控制设备，还可以直接在这套系统上召开会议。从第二张图可以看到，系统里自带通讯录，点击通讯录后，可以直接对单个设备呼叫，也能同时呼叫多方设备，不需要多余繁琐的步骤，只要在通讯录里勾选需要参会的人员，把他们邀请进来就可以发起会议。同时，在会议过程中还可以自由切换信号。使用会议室开会时，可以任意选择远端参会人员看到的画面，无论是电脑画面、白板画面，还是现场发言人的画面，都可以通过平板统一进行调控。第三点，除了中控平板之外，我们的ideahub产品也具备很强的实用性。最新版本支持九分屏、镜像控制、智慧多窗等多种功能，可以支持九方同时投屏，还能随时进行批注和书写，主要满足用户日常投屏、白板书写等使用需求。接下来我们讲无纸化会议功能。整个会议室方案秉承节能环保的理念，具体实现方式之一，就是前面提到的电子桌牌，实现了人名信息的无纸化展示。除此之外，我们还配备了无纸化会议平板。以往开会需要打印大量纸质文件供参会人员查阅，现在每个人在开会时，只需要使用一台平板即可。在会议预定阶段，就可以把本次会议所需的文件提前上传到平板中。参会人员通过平板完成签到后，就能直接查阅和传阅会议文件，还可以实现多人同屏共享，在会上发起投票、申请会务服务等操作。同时，这套系统可以部署在内网环境中，有效避免外网带来的安全风险，保障会议文件安全。整体操作简单便捷，结合这两张图可以看到，我们提供两种无纸化方案。一种是移动式平板，方便灵活携带；另一种是固定式升降平板，安装在每个座位前，不可移动。客户可以根据实际需求，选择固定式或者移动式的无纸化方案。接下来是语音转写功能，我给大家说明一下它的具体作用。以前开会发言时，通常需要专门的人员做笔记、听录音，再手动整理成会议纪要，才能分享给其他同事，流程比较繁琐。针对这个问题，我们配套了专门的语音转写系统。点击前方的麦克风，系统会自动给到发言人特写画面，同时显示发言人姓名，他说的每一句话都会实时转写成文字，同步呈现在后台。在后台可以直接对转写的文字进行修改和编辑。以这张图为例，虽然图片清晰度不高，但可以看到，会议进行中点击进入后，会按发言人分别显示内容，比如标注 “花花11”：后面跟着对应的讲话内容，以及这句话对应的时间点，文字里的错别字也都可以逐一核对和修改。会议结束后，我们可以在平台上选择导出音频、文本，或者同时导出音频和文本，再分发给每位参会人员进行传阅。最新的方案还支持 AI 功能，只需要给 AI 发送指令，让它帮忙总结本次会议纪要，AI 就会自动根据语音转写内容，整理出完整的会议纪要，不再依赖人工整理。到这里，会中的功能就全部讲完了。会中主要实现中控集中控制、语音转写、电子桌牌显示，以及中控平板的各类交互操作。接下来是会后环节。第一点就是刚才提到的，会议纪要可以导出并分享，方便所有同事查看。第二点是后台感知与资源自动释放。我们前面提到，最新方案支持 WiFi 7 的 AP 设备，可以实现人来灯亮、人走灯灭。当会议室在三到五分钟内检测到无人时，系统会自动释放所有设备资源，关闭灯光、空调等设备，不需要人工手动操作。这样可以避免会议结束后忘记关闭设备造成浪费，让整个空间更加智能，真正做到无人时自动关停，更加节能省心。最后是统一运维功能。前面这套会议室方案会用到音频、视频、摄像头等多种设备，对管理员来说，统一管控非常重要。首先，在管理平台上可以查看每间会议室每天的使用时长，直观了解使用情况。其次，进入系统后能看到所有设备的在线与连接状态，如果摄像头等设备没有正常接入，平台会自动发出故障告警；连接正常则会显示正常状态，方便管理员提前排查问题。通过这个统一平台，一位管理员就可以管理多间会议室、多类设备，在会议开始前就能提前检查设备是否正常联网，实现提前预判、提前处理。同时平台还具备数据管理功能，方便向领导汇报使用效果。可以清晰看到总共有多少间会议室、每间会议室有多少设备、告警次数有多少，通过一个平台就能完成所有数据汇总，直观了解会议室的使用率、故障率等关键信息。以上就是会前、会中会后三个环节的功能演示，我们来看一下方案的亮点。第一个亮点是在成本上有大幅降低。我们之前做过很多项目，都有上百间会议室，以往需要大量人员进行维护。现在只需要一到两个人，通过运维平台就可以完成远程监控和管理。第二个亮点是节省费用，降低会议成本，提升会议效率。以前开会需要用到大量纸张，比如打印桌牌、会议文件等，经常会出现打印数量不够，或者信息需要临时更改的情况，使用起来很不方便。现在通过电子化的方式，提前上传文件即可，如果桌牌上的名字有误，也可以通过手机快速修改。所以整体来看，方案的核心优势就是节约成本，同时提高会议和管理的效率。第二个亮点是集中化控制管理能力很强。整个会议室只需要一台中控平板，就可以控制所有的声光电设备。可以通过平板实现远程操作、一键开会、信号源拖拽切换等功能。在后续更新的方案里，我们还会加入 AI 语音唤醒功能，比如通过小艺帮我打开灯光这类语音指令，直接控制会议室设备。第三个优势是和视频会议产品深度联动。我们搭配使用 4K 摄像头和 4K 会议终端，保证远端参会人员能够看得清晰、听得清楚。同时借助这些设备，网络抗丢包能力更强，会议过程更加稳定流畅。接下来是成功案例部分，这里我只讲两个，其中部分内容涉及涉密环节，就不展开细说了。这张图大家看上去和我们前面的效果图很像，但这张是我们客户现场实际落地后的真实效果。我们一般会在项目前期，到客户现场进行实地勘测，然后为客户制作 3D 渲染图，提前告诉客户，项目建成之后最终呈现的效果是什么样的。这张就是我们当时做的其中一个指挥大厅项目。可以看到，这间会议室不仅用到了我们的统一运维平台管理，还部署了 LED 大屏用于画面显示，每个座位前都配备了电子桌牌。整套系统可以实现中控平板统一控制、运维平台集中管理，同时支持正常会议沟通，整体运行都很稳定。第二个案例会更加直观，这是我们近期完成的一个集团项目。大家可以重点看这两张图。下面这张图里，可以看到我们为客户配置了有线麦克风、音箱，右侧还配备了显示屏。这个客户之前有很多间会议室，但会议预约和管理都不清晰，比较混乱。所以在这次方案里，我们上线了预约管理平台和整套音频设备，帮客户实现规范化管理。再看上面这张图，桌面上有白色的区域，这就是我们前面提到的升降式无纸化设备。参会人员开会时不需要携带任何纸质文件，开会时这个位置会自动升起屏幕，上面显示人名，还可以直接完成签到、查看文件、批注内容等操作。通过我们这套整体解决方案，帮助客户实现了更流畅的会议流程，会前预约、会中管控、会后运维都非常方便。以上就是我今天介绍的智能会议室解决方案。后续这套方案还会持续升级，未来我们会加入 AI 功能，为参会人员提供任务管理。比如开完会议后，系统会自动生成待办任务，AI 会提醒相关人员在会后需要完成哪些工作，让整个会议流程更加智能高效。以上是我的全部分享，感谢各位聆听。 答疑部分（1）批量刷入文字时，如何保证所有桌牌显示内容一致?如果出现个别桌牌刷新失败有什么容错机制?答：在批量刷入文字时，后台会有预览的界面可以进行查看，可以通过这种方式去查看内容是否一致。一般批量的刷入，后台是采用固定的模版，固定桌牌的两面显示一样的界面，出现与显示内容不一致的概率很低。如果个别出现刷新失败，后台会收到对应的提醒，会告知哪个桌牌刷新失败，需进行查看。 （2）请问，多人通过一个会议窗口讲话，如何区分不同人的发言内容。答：在我们本次的方案中，每个发言人面前是有一个固定的麦克风，由发言人触摸麦克风，才可以开启转录的功能。例如，A点击了自己面前的麦克风，那么就会显示A：............，接下来，B点击了自己面前的麦克风，就会显示B:.............转录的逻辑，是以发言人点击自己面前的麦克风作为触发点，通过不同发言人，点击各自的麦克风，从而去区别不同人的发言内容。 （3）这个功能对于固定人员名单比较好，但如果人员有变动还可以修改吗?答：可以的。在预定会议的时候，可以把人员编排好，一次性刷新好。如果在正式开会时，发现人员变动，可以通过手机/平板，进行快速的刷新修改。只需要手机安装个APP，打开手机的蓝牙功能，检测到对应的桌牌，就可以进行临时快速的修改刷新。 （4）部署这套方案对会议室硬件有什么要求?答：这个要看具体的情况。我们很多的项目也有改造的情况，如果原先的会议室硬件可以利旧，加入到我们的系统，那就可以不改动。但如果说，部分的硬件存在我们对接不了的接口，就可能需要增加其他的设备，然后去实现联动。这个需要具体看不同的硬件和硬件的接口协议等，按以前的经验来说，大部分硬件我们都是可以兼容的。 （5）多角色最多支持区分多少种角色?语音文件保存期限多久?答：如果本次会议，有10个参会者，每个参会者面前都有自己对应的麦克风，就可以区别这10个参会者的角色。如果有20个参会者，但只有其中15个参会者面前有麦克风，就只能区别这15个参会者。一般我们是以会议室的麦克风数量作为角色区别的。语音文件保存期限这个不限制，当时也可以设置为半年清理一次语音文件，这个可以根据需求设置。